Rechnungen in Lexoffice
Wenn ein Gast online vorab bezahlt, kann PaintSlots dir dazu automatisch eine Rechnung in deinem Lexoffice anlegen – wahlweise als Entwurf zum Prüfen oder direkt festgeschrieben. Kein Abtippen mehr. (Im Professional-Paket. Einrichtung nur für Inhaber:innen.)
Die Rechnung entsteht aus der No-Show-Absicherung (Online-Zahlung per PayPal). Ohne Vorkasse gibt es nichts zu berechnen – deshalb erscheint die Rechnungs-Option erst, wenn bei einer Session die Absicherung an ist.
1. Lexoffice einmalig verbinden
Öffne System → Erweiterte Einstellungen und trag im Abschnitt Lexoffice ein:
- Lexoffice API-Key – den holst du dir in Lexoffice unter Einstellungen → Öffentliche API / Schnittstellen und fügst ihn hier ein.
- Lexoffice-Anbindung aktiv – der Schalter, der die Anbindung scharf schaltet.
- Dein Steuersatz – 19 %, 7 % oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Als Kleinunternehmer weisen wir 0 % aus und setzen den nötigen Hinweis auf die Rechnung. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Keine Gast-Anschrift nötig. Beim Buchen fragen wir bewusst keine Adresse ab. Bis 250 € ist das als Kleinbetragsrechnung zulässig. Braucht ein Gast ausnahmsweise eine Rechnung mit Anschrift (über 250 €), ergänzt du die Adresse einfach im Lexoffice-Entwurf.
2. Rechnung pro Session einschalten
Erst wenn die Anbindung aktiv ist und bei einer Session die No-Show-Absicherung an ist, erscheint beim Bearbeiten der Session-Art auf der Registerkarte „Preis & Bezahlung" der Bereich „Rechnung (Lexoffice)":
- „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" – der Schalter pro Session.
- Entwurf oder Versand:
- Nur Entwurf anlegen (empfohlen) – die Rechnung landet als Entwurf in Lexoffice; du prüfst sie und schickst sie selbst raus.
- Rechnung festschreiben und versenden – die Rechnung wird sofort final erzeugt.
Nur bei voller Vorkasse einschalten. Rechne nur dann automatisch ab, wenn der Preis der Session der volle Betrag ist. Dient deine Vorkasse nur als Absicherung gegen Nichterscheinen (z. B. 10 € Anzahlung bei einem 35-€-Kurs), lass die Rechnung aus – die Schlussrechnung über den Restbetrag machst du dann selbst.
„Festschreiben" ist unumkehrbar. Eine festgeschriebene Rechnung bekommt eine feste Rechnungsnummer und lässt sich nicht mehr ändern. Im Zweifel starte mit Entwurf – so behältst du die Kontrolle, bis alles passt.
Häufige Fragen
Was passiert genau beim Bezahlen?
Sobald die PayPal-Zahlung des Gastes bestätigt ist, legt PaintSlots im Hintergrund die Rechnung in deinem Lexoffice an – als Entwurf oder final, je nach deiner Einstellung.
Bekomme ich Rechnungen ohne Lexoffice?
Diese Funktion schreibt direkt nach Lexoffice. Ohne Lexoffice-Konto (und ohne aktive Anbindung) erscheint die Rechnungs-Option gar nicht.
Wird bei Storno automatisch storniert?
Nein. Wie bei PayPal-Rückzahlungen übernimmst du eine Stornorechnung/Gutschrift bei Bedarf selbst in Lexoffice.
Geht das im Studio-/Starter-Paket?
Nein, die Lexoffice-Rechnungen sind ein Professional-Feature.