Fester Termin oder Freie Zeitwahl?
Seit Kurzem fragt PaintSlots beim Anlegen einer Session zuerst, welche Art du möchtest. Diese Seite erklärt den Unterschied, zeigt, welcher Typ zu welchem Angebot passt – und was du beim zweiten Typ unbedingt verstanden haben solltest.
An deinen bestehenden Sessions ändert sich nichts. Alles, was du bisher angelegt hast, ist automatisch ein „Fester Termin" und funktioniert unverändert weiter.
Der Unterschied in einem Satz
- Fester Termin: Du bestimmst die Uhrzeit. Alle Gäste starten gemeinsam.
- Freie Zeitwahl: Du bestimmst nur die Öffnungszeit. Jeder Gast sucht sich seine Startzeit selbst aus.
Woran du erkennst, was du brauchst
| Wenn das auf dich zutrifft … | … dann nimm |
|---|---|
| Es gibt eine Anleitung, eine Begrüßung oder einen gemeinsamen Start | Fester Termin |
| Alle sollen ungefähr gleichzeitig fertig sein | Fester Termin |
| Du hast eine Kursleitung, die zu einer bestimmten Zeit da ist | Fester Termin |
| Gäste kommen und gehen, wann sie möchten | Freie Zeitwahl |
| Du hast schlicht geöffnet und es gibt keinen „Beginn" | Freie Zeitwahl |
| Du legst heute schon mehrere Termine am selben Tag an, nur damit Gäste eine Auswahl haben | Freie Zeitwahl |
Die letzte Zeile ist der häufigste Fall. Wer bisher „Malen 14 Uhr", „Malen 16 Uhr" und „Malen 18 Uhr" angelegt hat, um Auswahl zu bieten, braucht künftig eine Session mit freier Zeitwahl.
Fester Termin
So funktioniert PaintSlots seit jeher. Du legst Datum und Uhrzeit fest, alle Gäste starten gemeinsam, und die Platzzahl ist die Zahl der Plätze für diesen einen Termin.
Typisch dafür: Töpferkurs dienstags 18:00–20:00 Uhr · Kindergeburtstag · Workshop mit Anleitung · Paint & Sip.
Freie Zeitwahl
Du legst nur fest, wann geöffnet ist – zum Beispiel dienstags von 14:00 bis 22:00 Uhr. Der Gast wählt beim Buchen selbst, wann er kommt.
Typisch dafür: offene Malzeit · Walk-in-Nachmittag · Ferienöffnung · offene Werkstatt.
Was du dafür einstellst
- Dauer pro Besuch – wie lange ein Gast bleibt, z. B. 150 Minuten (= 2,5 Stunden).
- Startzeiten im Takt von – alle 30 Minuten oder jede volle Stunde. Das bestimmt, zwischen welchen Zeiten der Gast wählen kann.
- Nachbereitungszeit (optional) – Zeit zum Abräumen und Neu-Eindecken, bevor der Platz wieder vergeben wird.
Direkt unter den Feldern zeigt dir eine Vorschau die Startzeiten, die dabei herauskommen – genau so, wie deine Gäste sie später sehen. Wenn dort etwas seltsam aussieht, stimmt eine der drei Zahlen nicht.
Die Öffnungszeit selbst trägst du wie gewohnt weiter unten unter „Öffnungszeiten" ein (bei festen Terminen heißt derselbe Bereich „Terminserie / Zeiten"). Für jeden Tag entsteht ein Termin – das Öffnungsfenster.
Die drei Dinge, die man wirklich verstanden haben muss
1. Die Platzzahl ist eine Gleichzeitig-Grenze, keine Tagessumme
Das ist der wichtigste Punkt. Bei 20 Plätzen können über den Tag deutlich mehr als 20 Gäste kommen – nur nie mehr als 20 zur selben Zeit.
Rechenbeispiel (20 Plätze, 2,5 Stunden pro Besuch, keine Nachbereitungszeit):
| Uhrzeit | Was passiert | Noch frei |
|---|---|---|
| 14:00 | 12 Gäste beginnen | 8 |
| 15:00 | die 12 sind noch da | 8 |
| 16:30 | die ersten 12 sind fertig | 20 |
Am Ende des Tages können so 40, 50 oder mehr Gäste da gewesen sein – ohne dass jemals mehr als 20 gleichzeitig im Studio waren.
2. Die Nachbereitungszeit sieht der Gast nicht
Sie verlängert nur, wie lange der Platz belegt bleibt – nicht den Besuch. Beispiel: 2,5 Stunden Besuch plus 30 Minuten Nachbereitung heißt, der Gast ist von 14:00 bis 16:30 Uhr da, und der Platz ist bis 17:00 Uhr blockiert. Im Rechenbeispiel oben wären die 20 Plätze also erst um 17:00 Uhr wieder komplett frei.
Nimm die Zeit, die dein Team wirklich braucht, um den Tisch abzuräumen und neu einzudecken. Lieber 15 Minuten zu viel als gehetzte Übergaben.
3. Die letzte Startzeit ergibt sich von selbst
PaintSlots achtet darauf, dass der Besuch noch in deine Öffnungszeit passt. Bei einem Fenster von 14:00 bis 22:00 Uhr und 2,5 Stunden pro Besuch ist 19:30 Uhr die letzte wählbare Startzeit. Die Nachbereitungszeit darf nach Ladenschluss liegen – aufgeräumt wird ohnehin zum Schluss.
Was deine Gäste sehen
Statt eines einzelnen „Jetzt buchen"-Knopfes erscheint ein Raster mit Uhrzeiten, und an jeder steht, wie viele Plätze dort noch frei sind. Ausgebuchte Zeiten sind ausgegraut. Nach dem Klick geht es direkt ins Buchungsformular – die gewählte Zeit steht oben und lässt sich dort ändern.
Was du in der Verwaltung siehst
- Terminübersicht: „27 Gäste · Spitze 18/20" – links, wie viele Gäste an dem Tag kommen, rechts die höchste gleichzeitige Belegung. Die Ampelfarbe richtet sich nach der Spitze.
- Termin-Detailseite: ein Tagesverlauf mit einem Balken je Startzeit – du siehst auf einen Blick, wann es voll wird.
- Teilnehmerliste: eine Spalte „Kommt um", sortiert nach Ankunft.
- Arbeitszettel: Gäste nach Ankunftszeit gruppiert, oben Gäste am Tag und die Spitze.
Zusammenspiel mit anderen Funktionen
| Funktion | Freie Zeitwahl |
|---|---|
| Tisch- & Sitzplatzwahl | Ja. Der Gast wählt erst die Zeit, dann den Platz. Derselbe Stuhl kann am selben Tag mehrfach vergeben werden – aber nie an sich überschneidende Besuche. |
| Warteliste | Ja, aber für eine Uhrzeit. Der Gast rückt nur nach, wenn genau seine Wunschzeit wieder frei wird. |
| No-Show-Absicherung, Buchungsfelder, Rabattcodes, Gutscheine, Bewertungen | Unverändert nutzbar. |
| Abweichende Belegung eines einzelnen Termins | Bedeutet dort „an diesem Tag nur X Gäste gleichzeitig". |
| Reservino-Import | Nicht möglich. Fremde Reservierungen bringen feste Uhrzeiten mit und wüssten in einem Öffnungsfenster nicht, zu welcher Startzeit sie gehören. |
Lässt sich der Typ später ändern?
Ja – solange es noch keine Buchungen gibt. Danach ist der Schalter gesperrt: Bestehende Buchungen tragen Uhrzeiten, die im anderen Modus bedeutungslos wären. Willst du wechseln, lege eine neue Session an und stelle die alte auf inaktiv.
Sonderfall: Kindergeburtstag & private Termine
Manchmal soll ein Termin einer Gruppe allein gehören – unabhängig davon, wie viele Personen kommen. Dafür gibt es zwei Schalter, die nichts mit den Sessiontypen zu tun haben und sich unabhängig voneinander setzen lassen:
- „Nur als Ganzes buchbar" (unter Plätze & Ort): Die erste Buchung belegt den Termin komplett. Die Personenzahl wird weiter abgefragt – du musst ja wissen, wie viele kommen – bleibt aber durch die Platzzahl begrenzt. Deine Gäste sehen dann „Dieser Termin ist noch frei" bzw. „Bereits vergeben" statt einer Platzzahl. Eine Warteliste gibt es dort nicht, denn es wird ja nichts frei.
- „Der Preis gilt: pauschal für die ganze Buchung" (unter Preis & Bezahlung): Der Betrag wird einmal fällig, egal wie viele Personen kommen.
Zusammen ergeben sie den klassischen Kindergeburtstag. Einzeln sind sie ebenfalls sinnvoll: ein Gruppenpreis für einen Tisch, ohne dass der ganze Termin blockiert wird – oder ein privater Termin ganz ohne Preis.
„Nur als Ganzes buchbar" und die freie Zeitwahl schließen sich gegenseitig aus – ein Öffnungsfenster mit vielen Startzeiten, bei dem eine Buchung alles nimmt, widerspricht sich. Ebenso die Tisch- & Sitzplatzwahl: Wenn der ganze Termin dir gehört, wählt niemand Einzelplätze.
Häufige Fragen
Ich habe 20 Plätze und am Tag kamen 27 Gäste. Ist das ein Fehler?
Nein, genau so ist es gemeint. Entscheidend ist die Spalte „Spitze" – sie zeigt, wie viele gleichzeitig da waren.
Warum kann niemand mehr um 20:00 Uhr starten, obwohl ich bis 22:00 Uhr geöffnet habe?
Weil der Besuch 2,5 Stunden dauert und dann erst um 22:30 Uhr enden würde. Verkürze die Besuchsdauer oder verlängere die Öffnungszeit.
Ein Gast möchte länger bleiben.
Die Dauer gilt für alle Buchungen dieser Session. Für längere Besuche lege eine zweite Session mit anderer Dauer an – oder trage die Buchung selbst über Buchungen ein.
Kann ich verschiedene Öffnungszeiten je Wochentag abbilden?
Ja – lege dafür mehrere Terminserien an, z. B. eine für dienstags 14–22 Uhr und eine für samstags 10–18 Uhr.