Wer stellt die Rechnungen aus?
Eine Wahl für dein ganzes Studio – sie gilt für Gutscheinverkäufe und Buchungen mit Vorkasse.
Du entscheidest einmal, wer die Rechnungen deines Studios macht. Die Wahl gilt für beides – Gutscheinverkäufe und Buchungen mit Vorkasse.
| Wahl | Was passiert |
|---|---|
| Gar keine Rechnungen | So ist es voreingestellt. Es entsteht kein Beleg. |
| PaintSlots stellt selbst aus | Eigene fortlaufende Nummer (RE-0001), eigenes PDF, automatischer Versand per E-Mail. Kein Lexoffice nötig. |
| Lexoffice erstellt die Rechnungen | Die Rechnung entsteht in deinem Lexoffice-Konto – dort liegen Nummernkreis und PDF. Braucht Professional und einen API-Key. |
Einstellen unter Verwaltung → Erweiterte Einstellungen → Rechnungen. Kürzerer Weg: In Buchungen → Gutscheine steht oben der Knopf „Rechnungseinstellungen" (bzw. „Rechnungen einschalten", solange du noch nichts gewählt hast).
Warum entweder/oder? Zwei parallel laufende Rechnungsnummern wären buchhalterisch ein Problem. Bis zum 02.08.2026 gab es zwei getrennte Schalter – Lexoffice konnte nur Buchungen, der eigene Weg nur Gutscheine. Je nach Einrichtung bekam ein Studio also für die eine oder die andere Hälfte seiner Umsätze nie einen Beleg. Genau das ist jetzt behoben. Eine doppelte Rechnung kann es nicht geben.
Gutscheine und Buchungen teilen eine Nummernfolge. Beim eigenen Weg ist RE-0001 vielleicht ein Gutschein und RE-0002 eine Buchung. Der Zähler läuft jahresübergreifend weiter, kein Neustart am 1. Januar.
Wann überhaupt eine Rechnung entsteht
- Gutschein: bei jedem bezahlten Verkauf, sobald ein Weg gewählt ist.
- Buchung: nur bei Sessions, an denen du „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" eingeschaltet hast (Session bearbeiten → Rechnung). Der Schalter ist nötig, weil dein Preis je nach Studio den vollen Betrag oder nur eine Absicherung gegen Nichterscheinen meint – im zweiten Fall wäre eine Rechnung über den Teilbetrag falsch.
Was auf der Rechnung steht
Beim eigenen Weg erstellt PaintSlots nach der bezahlten Bestellung bzw. Buchung automatisch eine Rechnung als PDF und schickt sie per E-Mail. Darauf stehen: dein Studio mit Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., die Anschrift des Käufers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Kaufdatum, die Zahlungsart (PayPal oder vor Ort) sowie – je nach steuerlicher Behandlung – entweder eine Steuerzeile oder ein Hinweistext.
In der Gutschein-Liste
Sobald eine Rechnung entstanden ist, siehst du in der Gutschein-Liste ihre Nummer und kannst sie herunterladen (immer die tatsächlich versendete PDF, nie neu erzeugt) oder erneut senden (ohne neue Rechnungsnummer). Für einen bar verkauften Gutschein ohne Rechnung – oder falls die automatische Ausstellung einmal nicht geklappt hat – gibt es zusätzlich den Knopf „Rechnung erstellen".
Korrekturen und Stornos macht ihr in eurer Buchhaltung — PaintSlots stellt Rechnungen aus, nimmt sie aber nicht zurück. Eine Storno- oder Korrekturfunktion gibt es in PaintSlots nicht; muss eine Rechnung berichtigt werden, erledigst du das wie gewohnt selbst in deiner Buchhaltung.
Wenn es nicht klappt
- Es entsteht keine Rechnung. – Bei Buchungen muss der Schalter „Nach der Zahlung automatisch eine Rechnung erstellen" je Session gesetzt sein. Bei Gutscheinen genügt der gewählte Weg.
- Die Wahl springt beim Speichern zurück. – Dann fehlen Pflichtangaben, siehe Wenn PaintSlots selbst ausstellt.
- „Ich brauche eine Korrektur." – Die macht ihr in eurer Buchhaltung. PaintSlots stellt Rechnungen aus, nimmt sie aber nicht zurück.