Gutschein entwerten
Ein Gast löst seinen Gutschein ein: Code finden, Betrag abbuchen – auch in Teilbeträgen. Ein Irrtum lässt sich zurücknehmen.
4. Gutschein entwerten
Ein Gutschein muss nicht in einem Rutsch aufgebraucht werden: Ein Gast bringt einen Gutschein über 50 € mit und malt heute für 18,50 € – die restlichen 31,50 € bleiben stehen, für den nächsten Besuch.
Den Gutschein finden: Nummer eintippen oder scannen
Über der Gutschein-Liste steht der Knopf „Gutscheinnummer eingeben". Ein Klick öffnet ein kleines Eingabefeld – tippe die Nummer ein (steht auf dem PDF, z. B. GS-00001-26-K7F2), und du landest direkt in der Entwerten-Maske für diesen Gutschein. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
Gutschein-PDFs tragen jetzt zusätzlich einen QR-Code. Öffne die normale Kamera-App deines Handys und halte sie über den Code – du landest damit direkt in der Entwerten-Maske. Bist du auf dem Handy noch nicht angemeldet, kommt zuerst die Anmeldung deines Studio-Bereichs – danach geht es automatisch bei genau diesem Gutschein weiter. Der Scan entwertet nichts von selbst, er öffnet nur die Maske; entwertet wird erst mit einem bewussten Klick dort.
Das Papier, das der Gast schon zu Hause hat, trägt nur dann einen QR-Code, wenn es nach der Einführung dieser Funktion heruntergeladen oder ausgedruckt wurde. Bei einem älteren Gutschein hilft kein erneuter Blick aufs vorhandene Blatt – dem Papier auf dem Tresen sieht man ja nicht an, wann es gedruckt wurde. Deshalb ist und bleibt das Eintippen der Nummer der Hauptweg, nicht nur ein Notbehelf.
Betrag abbuchen
Oben in der Maske stehen Wert, bereits Eingelöst und der noch offene Betrag. Trage darunter ein, was der Gast heute einlöst, und klicke „Betrag einlösen" – oder nimm „Alles einlösen", wenn der komplette Rest fällig wird.
Verlauf und Rücknahme
Jede Entwertung landet mit Zeitpunkt und Namen im Verlauf darunter – so lässt sich später nachvollziehen, wer wann wie viel abgebucht hat. Verschreibst du dich (falscher Betrag, falscher Gutschein erwischt), klickst du bei genau dieser Zeile auf „Rücknahme": Es wird nichts gelöscht, sondern eine ausgleichende Gegenbuchung angelegt – beide Zeilen bleiben im Verlauf sichtbar, der offene Betrag stimmt danach wieder.
Entwerten und Zurücknehmen dürfen Inhaber:innen und Mitarbeitende gleichermaßen – ideal für den Tresen.
Die Gutschein-Liste: zwei Griffe, alles Weitere auf der Gutschein-Seite
In der Liste stehen nur die beiden Dinge, die man am Tresen wirklich braucht:
- Entwerten – ganz links, absichtlich groß und farbig: Das ist der Griff, den man am Tablet trifft, ohne seitlich zu scrollen. Bei bereits vollständig eingelösten Gutscheinen heißt er „Verlauf".
- Rechts Details und PDF – wie in der Buchungsliste.
Details öffnet die Gutschein-Seite. Dort steht oben in einer Zeile, worum es geht – Betrag, Zustand und, falls online gekauft, über welchen Zahlungsweg bezahlt wurde. Daneben liegen alle Aktionen zu diesem Gutschein: Zurückerstatten, PDF, Rechnung erstellen bzw. herunterladen und erneut senden, und bei noch offener Zahlung „Zahlung prüfen".
Zurückerstatten storniert nicht. Es geht nur Geld zurück – der Gutschein bleibt gültig. Soll er zusätzlich verfallen, entwerte ihn danach über den vollen Betrag. Nur Inhaber:innen sehen diesen Knopf.
Wenn es nicht klappt
- „Gutschein nicht gefunden." – Tippfehler sind die häufigste Ursache. Die Ziffern
0/Ound1/Iwerden leicht verwechselt. Besser: den Code vom Ausdruck scannen. - „Kein Guthaben mehr." – Der Gutschein ist bereits vollständig eingelöst. Im Verlauf siehst du, wann und über welchen Betrag.
- Zu viel abgebucht? – Kein Problem: Im Verlauf lässt sich jede Entwertung zurücknehmen, das Guthaben kommt zurück.