Kindergeburtstag im Keramikstudio — buchbar, bevor das Telefon klingelt.

Wie alt wird das Kind — und verträgt eins etwas nicht?

Bei einem Kindergeburtstag hängt mehr an der Vorbereitung als bei einem einzelnen Gast. Wie viele Kinder kommen? Wie alt wird das Geburtstagskind — braucht es größere oder kleinere Rohlinge? Gibt es Allergien, wenn ihr Kuchen oder Saft dazustellt? Braucht eins einen Kinderstuhl?

Die Zahl der Kinder steht im Formular direkt unter Name und E-Mail. Wie viele es höchstens sein dürfen, entscheidest du am Angebot: Die Platzzahl sagt, wie viele insgesamt in den Termin passen, die Höchstzahl pro Buchung, wie viele eine einzelne Anmeldung mitbringen darf. Wer mehr einträgt, liest es sofort — samt der Bitte, sich bei größeren Gruppen direkt bei dir zu melden.

Alles Weitere fragst du gleich mit ab: Ab dem Studio-Paket legst du eigene Fragen an und hakst je Angebot an, welche davon gestellt werden — beim Kindergeburtstag andere als beim Erwachsenen-Abend. Jede Frage ist ein einzeiliges Textfeld, ein mehrzeiliges für längere Antworten oder eine Auswahl zum Aufklappen; du entscheidest, ob sie Pflicht ist, und kannst einen kurzen Hilfetext daruntersetzen. Die Antworten stehen später an der Buchung, in der Bestätigungsmail und auf dem gedruckten Arbeitszettel.

Der Tisch ist reserviert, der Zettel liegt bereit

Wenn am selben Nachmittag noch andere Gäste malen, ist die eigentliche Frage nicht „passen alle rein?“, sondern „sitzen die acht Kinder auch nebeneinander?“. Dafür gibt es zwei Wege, und du wählst je Angebot einen davon: Entweder wählen deine Gäste ihre Plätze selbst — du zeichnest deinen Raum einmal nach, Tisch für Tisch mit seinen Plätzen, und beim Buchen tippt die Familie so viele freie Plätze an, wie Kinder kommen. Oder du überlässt es der automatischen Tischkapazität: Dann wählt niemand etwas aus, sondern das System rechnet aus deinen Tischen, was buchbar ist, und hält jede Gruppe an einem Tisch zusammen. Beides steht ausführlich auf Sitzplan & Tische.

Und für den Nachmittag selbst druckst du den Arbeitszettel: alle Buchungen des Termins mit Name, Zahl der Personen, Telefonnummer, Stand der Zahlung — und den Antworten auf deine eigenen Fragen. Anfragen, die noch auf deine Bestätigung warten, sind als vorläufig gekennzeichnet. Unten ist Platz für Notizen von Hand. Den Zettel gibt es in jedem Paket; er ist das Stück Papier, das dein Team am Tisch braucht, ohne aufs Tablet zu schauen.

Der Gutschein, den die Patentante verschenkt

Der häufigste Anlass für den nächsten Besuch ist der nächste Geburtstag — und oft beginnt er mit einem Geschenk. Auf deiner Gutschein-Seite wählen Oma, Patentante oder die Nachbarin einen Betrag, tragen „Für“ und „Von“ und eine persönliche Nachricht ein und bezahlen online. Das gestaltete PDF liegt gleich danach in ihrem Postfach: ausdrucken und in die Karte legen oder digital weiterschicken. Eingelöst wird es bei dir im Studio, über einen QR-Code, den nur ihr scannt. Das Gutscheinsystem ist im Professional-Paket enthalten und ab dem Starter-Paket zubuchbar; einen eingerichteten Zahlungsweg braucht es dafür, PayPal oder Mollie.

Und dann gibt es noch den Geburtstags-Gruß — hier lohnt es sich, genau hinzusehen, weil er anders funktioniert, als der Name vermuten lässt. PaintSlots kennt das Geburtsdatum des Geburtstagskindes nicht; gefragt wird beim Buchen nach dem Geburtstag der Person, die bucht, und auch das nur freiwillig und nur, wenn du die Geburtstags-Mails eingeschaltet hast. Wer ihn angibt, bekommt an seinem Geburtstag automatisch eine Mail von deinem Studio. Das ist ein netter Anlass, sich in Erinnerung zu bringen — aber es ist der Geburtstag der Eltern, nicht der des Kindes. Wie alt das Kind wird, fragst du als eigenes Buchungsfeld ab (Schritt 2); daraus entsteht keine Mail, dafür steht die Antwort auf dem Arbeitszettel.